Continia Document Capture e Expense Management – Automatize a gestão documental e de despesas no Dynamics 365 Business Central

A transformação digital nas organizações passa, inevitavelmente, pela automatização de processos críticos como a gestão documental e o controlo de despesas. As soluções Continia Document Capture e Continia Expense Management, totalmente integradas com o ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, oferecem uma abordagem moderna, segura e eficiente para lidar com faturas, contratos, recibos e despesas de colaboradores, tudo num único ecossistema.
 

Digitalização, captura e análise documental

Ao integrar o Continia Document Capture no Business Central terá uma solução fiável e robusta para gerir todos os seus documentos. A solução permite importar, processar por OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), registar, aprovar e arquivar faturas e outros documentos empresariais. Esta ferramenta elimina tarefas manuais, reduz erros e acelera o ciclo de vida dos documentos, desde a receção até ao lançamento contabilístico.

Deste modo pode, por exemplo, automatizar a maioria das operações contabilísticas, incluindo o processamento de faturas, a gestão de cotações, a faturação eletrónica, a agilização das operações interrompidas e muito mais. O Document Capture procura os dados dos documentos digitalizados com precisão, analisa todo o documento e introduz os valores nos campos preferenciais do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Além disso, pode visualizar o histórico de atividade de documentos digitalizados anteriormente utilizando o armazenamento de arquivo digital e aceder aos dados necessários sempre que necessário. 

Tudo isto torna a solução eficiente, fácil de utilizar e orientada para o negócio de todas as empresas, independentemente da sua dimensão.
 

Principais benefícios:

• OCR inteligente: Elimina a introdução manual de dados ao reconhecer automaticamente texto e preenchê-lo nos campos corretos do ERP.
• Correspondência de encomendas: Garante consistência documental com correspondência automática de três vias entre faturas, notas de crédito, encomendas e receções.
• Fluxos de aprovação flexíveis: Permite aprovar documentos diretamente no Business Central ou via portal web, com total rastreabilidade.
• Gestão de contratos de compra: Evita pagamentos indevidos e assegura que apenas são faturados serviços efetivamente utilizados.
• Arquivo digital seguro: Armazena e indexa documentos de forma segura, com pesquisa por texto completo e conformidade legal certificada.

 

Recibos em falta ou reembolsos atrasados? Nunca mais!

Gerir despesas de colaboradores pode ser um processo demorado e propenso a erros. O Continia Expense Management automatiza e simplifica todas as etapas da gestão de despesas, quilometragens e subsídios diários, proporcionando uma experiência fluida tanto para os colaboradores como para as equipas administrativas.

Ofereça à sua equipa um controlo de despesas rápido, sem papel e que realmente funciona. Através da Continia Mobile Expense App ou do Portal Continia Expense os colaboradores podem registar despesas em qualquer lugar, tirando uma fotografia do recibo e submetendo-o com poucos cliques. 

O sistema OCR reconhece automaticamente os dados e preenche os campos necessários. Seja um recibo de café, uma viagem a várias cidades ou uma fatura de cartão de crédito, tudo flui dentro do Dynamics 365. Os colaboradores ganham uma aplicação móvel e os gestores um portal web, enquanto o departamento financeiro tem o controlo total. A melhor parte é a integração nativa com o Business Central, o que significa que não existe um sistema separado nem complexidade adicional. O sistema que tão bem conhece, mas com mais benefícios!


 
 

Principais funcionalidades:

• Transações com cartão de crédito: Importação automática e reconciliação com os principais fornecedores de cartões. Em caso de recibo em falta, o sistema gera um relatório de despesa incompleto e notifica o utilizador.
• Registo de quilometragem: Com integração com o Google Maps, os colaboradores podem criar rotas precisas e garantir reembolsos corretos.
• Subsídios diários: Cálculo automático de subsídios para alojamento e refeições, com envio de relatórios detalhados.
• Gestão de contratos e custos recorrentes: Visão centralizada de contratos e notificações para revisão, evitando pagamentos desnecessários.
• Arquivo digital integrado: Tal como no Document Capture, todos os documentos são armazenados de forma segura e acessível.

 

Integração Total com o Dynamics 365 Business Central

Ambas as soluções são compatíveis com as edições Essential e Premium do Microsoft Dynamics 365 Business Central e estão disponíveis em todos os países onde o ERP é comercializado. Suportam múltiplos idiomas, incluindo Português, e garantem uma integração nativa e fluida com o ecossistema Microsoft.
 

Porquê escolher as soluções Continia?

• Automatização completa dos processos de contas a pagar e gestão de despesas;
• Redução de erros manuais e aumento da produtividade;
• Visibilidade em tempo real sobre documentos e despesas;
• Conformidade legal e segurança documental certificada;
• Experiência de utilizador intuitiva, tanto em desktop como em dispositivos móveis.

A Hydra IT acompanha-o em todas as fases da implementação, garantindo uma transição simples e eficaz. Entre em contacto connosco para mais informações.