Marcar reuniões nunca foi tão fácil!

O FindTime para o Outlook simplifica o processo, permitindo que o agendamento de reuniões com vários participantes seja feito de forma automática

 

Marcar reuniões com vários participantes é, geralmente, um processo demorado até se conseguir uma data que seja consensual para todos.

O FindTime é um suplemento Microsoft para o Outlook, que facilita o agendamento de reuniões, permitindo que os convidados votem para horas adequadas às suas agendas, simplificando este processo e deixando que todo o trabalho de agendamento seja feito de forma automática.

O melhor desta extensão é que funciona tanto para equipas internas, da mesma organização, como também com participantes externos e não é necessário que todos os convidados tenham instalado o suplemento.

 

Como funciona o FindTime?

A ideia passa por, aquando da marcação de uma reunião, o organizador sugerir algumas datas possíveis. Posteriormente, os horários indicados são propostos a quem vai participar na reunião para que possam votar e assim chegar a um consenso.

Os participantes recebem um email com o link para poder responder e quando todos tiverem votado, o FindTime envia o convite de reunião com a data e hora que ficou escolhida por todos.

Para poder organizar uma reunião com o Findtime precisa de ser cliente Office365, contudo, poderá enviar os convites para qualquer endereço de email, tenha ou não conta 365.

O organizador terá acesso a um site onde pode consultar a votação criada e pode também aceder ao histórico de todas as votações pendentes para que possa verificar quem ainda não escolheu e, assim, saber de quem está pendente a marcação da reunião.

Se o organizador da reunião tiver optado pelo agendamento automático, o FindTime agenda automaticamente as reuniões, ou seja, a aplicação verifica continuamente o consenso no convite e quando é alcançado:

  • A reunião está agendada;
  • O organizador é notificado;
  • Os convites são enviados aos convidados.

 

Acesso de convidado

A instalação do FindTime não é uma condição necessária para que os convidados possam votar nos horários da reunião; os convites podem ser enviados para qualquer endereço de e-mail.

 

O que precisa para instalar o FindTime?

O FindTime pode estar instalado apenas numa conta do Office 365 para empresas que utilize uma caixa de correio do inquilino com várias alojada no Exchange.

Existem várias maneiras para instalar FindTime:

  • Instalar no Outlook 2016;
  • Instalar a partir do site FindTime;
  • Instalar o FindTime para todos os utilizadores na sua organização;
  • Ligar FindTime ao e-mail escolar ou profissional.

 

O suplemento FindTime pode ser utilizado com o Outlook 2013, o Outlook 2016, o Outlook na Web e Outlook para Mac.