Faturação eletrónica – as dúvidas que ainda não foram esclarecidas

Faturação eletrónica – as dúvidas que ainda não foram esclarecidas 1

No seguimento das novas regras relativas à obrigatoriedade de faturação eletrónica na Contratação Pública, que entram em vigor a 18 de abril de 2019, reunimos algumas das questões mais frequentes sobre a fatura eletrónica.

 

O que é uma fatura eletrónica?

A fatura é um documento comercial cuja emissão em Portugal é normalmente obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA). A fatura eletrónica é o mesmo documento comercial em um formato digital, isto é, "desmaterializado".

 

A fatura eletrónica tem o mesmo valor legal à de papel?

Sim! Em comparação com a fatura em papel, a versão eletrónica tem o mesmo valor legal desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Ainda em relação ao valor probatório da fatura, a lei afirma a sua equivalência à fatura em papel, desde que cumpridos os requisitos gerais a que deve obedecer qualquer fatura, acrescidos dos requisitos específicos para a fatura eletrónica.

 

As faturas eletrónicas têm todas com o mesmo formato?

Existem duas tipologias distintas de faturação eletrónica:

  • Faturas emitidas num ficheiro com formato estruturado:

Permitem o seu processamento automático pelos sistemas informáticos, mas não são legíveis pelo olho humano - o exemplo mais comum é em formato XML, a tipologia que será adotada no âmbito da contratação pública.

  • Faturas emitidas num ficheiro não estruturado

Criadas através de um processo não automatizado, que envolve a utilização de tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR). É o caso das faturas emitidas em ficheiro PDF e que, geralmente, são adotadas no âmbito da faturação no setor privado e para o cliente final.

 

Se optar pelas faturas eletrónicas deixo de poder emitir faturas em papel?

Não! A coexistência entre a fatura eletrónica e a fatura em papel é totalmente possível. As entidades podem emitir faturas eletrónicas para uns clientes e para outros em papel, inclusive em simultâneo.

 

Que meios eletrónicos podem ser utilizados para enviar faturas eletrónicas?

Desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante assinatura eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado, poderão ser utilizados quaisquer meios eletrónicos de transmissão disponíveis.

Ou seja: pode enviar as faturas eletrónicas por email, desde que tenha sido realizada a assinatura eletrónica avançada na fatura eletrónica, e desde que a entidade emitente não esteja obrigada a utilizar alguma plataforma.

Tenha apenas em atenção que a digitalização de uma fatura em papel e envio do ficheiro resultante para o cliente não é considerada válida. Neste artigo falamos especificamente sobre a validade fiscal dos documentos de faturação que envia por e-mail >>

 

É necessário aguardar por um diploma regulamentar para começar a implementar a fatura eletrónica?

Não. Já é possível adotar a faturação eletrónica contendo a legislação aplicável todos os elementos necessários para a sua correta adoção.

 

É obrigatório adotar fatura eletrónica no âmbito da contratação pública?

Sim. De acordo com o Decreto-Lei n.º 123/2018, a partir de 18 de abril de 2019 é obrigatória a faturação eletrónica para os organismos da administração direta do estado e institutos públicos.

Para os restantes organismos públicos e para as grandes empresas prazo foi alargado até abril de 2020, sendo que as PMEs beneficiam de uma extensão do prazo até 31 de Dezembro de 2020.

 

Ainda tem dúvidas sobre a fatura eletrónica? Entre em contacto!

 

Fontes:

DRE (2018)

Digitalsign (2019)