Os documentos de faturação que envia por e-mail têm validade fiscal?

Assine digitalmente as faturas com certificados digitais válidos no âmbito da lei
Nos últimos anos, as empresas têm vindo a alterar os muitos dos seus processos para métodos digitais, muitas vezes mais automatizados, rápidos ou práticos. Uma das maiores transformações digitais e, possivelmente, das mais vulgares, é o envio de documentos por e-mail, como as faturas, uma prática comum e já bastante enraizada nas organizações.
Porém, um fator que algumas entidades ainda desconhecem é que os documentos enviados por e-mail só têm validade fiscal enquanto comprovativo de transação, mediante assinatura eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado. Ou seja: se realizar a digitalização de uma fatura em papel e enviar o ficheiro para o cliente, o documento não é considerado válido.
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital é um selo eletrónico e encriptado de autenticação de informações digitais, tais como mensagens de correio, documentos ou faturas. A assinatura nos documentos eletrónicos confirma e valida que as informações têm origem no signatário e não sofreram alterações. O Certificado Digital surge como a forma de garantir a identidade dos envolvidos e o seu uso expressa a ciência e a concordância com o exposto no documento, atribuindo prova da transação ao documento enviado por e-mail.
Documentos que não são legalmente faturas eletrónicas:
- Digitalização de faturas em papel (OCR – Optical Character Recognition)
- Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word, em HTML, numa página Web ou num e-mail
- Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros
- Faturas em papel enviadas como imagens, via fax
Certificado de assinatura e autoridade de certificação
Para criar uma assinatura digital é primeiramente necessário ter um certificado de assinatura, que prova a identidade. Os certificados das assinaturas digitais são emitidos por uma autoridade de certificação.
O que garante uma assinatura digital?
1. Autenticidade: o signatário é quem realmente realizou a assinatura, através do uso do seu certificado digital.
2. Integridade: o conteúdo não foi alterado ou adulterado desde que foi assinado digitalmente.
3. Irretratabilidade: o emissor não pode negar a autenticidade da mensagem.
Para efetuar estas garantias, o criador do conteúdo tem de assinar digitalmente o conteúdo, utilizando uma assinatura que satisfaça os seguintes critérios:
- A assinatura digital é válida
- O certificado associado à assinatura digital é atual (não expirou)
- A pessoa ou organização signatária é fidedigna
- O certificado associado à assinatura digital é emitido por uma autoridade de certificação fidedigna
Económico e Sustentável
A assinatura digital em documentos eletrónicos ajuda as empresas a diminuírem o tempo da execução da tarefa (em comparação com os meios tradicionais, que requerem impressão, carimbos e assinaturas). Deste modo, ajuda também a reduzir os custos relacionados com papel, impressão e portes de envio.
As assinaturas digitais também eliminam a necessidade de imprimir, digitalizar e arquivar documentos em papel, oferecendo uma solução mais ecológica e amiga do ambiente.
Assinatura digital de faturas e notas de crédito no ERP
A Assinatura Digital pode ser integrada em ERP’s, como o Microsoft Dynamics NAV ou Dynamics 365 Business Central, de forma a certificar faturas e notas de crédito, e enviar automaticamente por e-mail os ficheiros validados para os clientes. Saber mais >>
Como funciona a certificação digital de faturas e notas de crédito?
A ferramenta disponibiliza uma opção no Microsoft Dynamics NAV ou Dynamics 365 Business Central, que permite o registo do documento, invoca a assinatura digital e envia automaticamente o ficheiro autenticado ao cliente, por e-mail. Deste modo, a solução facilita a validação digital dos documentos, atribuindo uma certificação digital de faturas e notas de crédito de venda, garantindo a segurança, autenticidade e integridade dos ficheiros. Os certificados das assinaturas digitais são emitidos por uma autoridade de certificação, sendo necessário adquirir externamente.
Se pretende fazer a integração da ferramenta de Assinatura Digital de faturas no seu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, fale connosco!