Nos últimos anos, as empresas têm vindo a alterar os muitos dos seus processos para métodos digitais, muitas vezes mais automatizados, rápidos ou práticos. Uma das maiores transformações digitais e, posssivelmente, das mais vulgares, é o envio de documentos por e-mail, como as faturas, uma prática comum e já bastante enraizada nas organizações.

Porém, um fator que algumas entidades ainda desconhecem é que os documentos enviados por e-mail só têm validade fiscal enquanto comprovativo de transação, mediante assinatura eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado. Ou seja: se realizar a digitalização de uma fatura em papel e enviar o ficheiro para o cliente, o documento não é considerado válido.

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é um selo eletrónico e encriptado de autenticação de informações digitais, tais como mensagens de correio, documentos ou faturas. A assinatura nos documentos eletrónicos confirma e valida que as informações têm origem no signatário e não sofreram alterações. O Certificado Digital surge como a forma de garantir a identidade dos envolvidos e o seu uso expressa a ciência e a concordância com o exposto no documento, atribuindo prova da transação ao documento enviado por e-mail.

Documentos que não são legalmente faturas eletrónicas: 

• Digitalização de faturas em papel (OCR – Optical Character Recognition)
• Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word, em HTML, numa página Web ou num e-mail
• Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros
• Faturas em papel enviadas como imagens, via fax

Certificado de assinatura e autoridade de certificação

Para criar uma assinatura digital é primeiramente necessário ter um certificado de assinatura, que prova a identidade. Os certificados das assinaturas digitais são emitidos por uma autoridade de certificação.

O que garante uma assinatura digital?

1. Autenticidade: o signatário é quem realmente realizou a assinatura, através do uso do seu certificado digital.

2. Integridade: o conteúdo não foi alterado ou adulterado desde que foi assinado digitalmente.

3. Irretratabilidade: o emissor não pode negar a autenticidade da mensagem.

Para efetuar estas garantias, o criador do conteúdo tem de assinar digitalmente o conteúdo, utilizando uma assinatura que satisfaça os seguintes critérios:

• A assinatura digital é válida
• O certificado associado à assinatura digital é atual (não expirou)
• A pessoa ou organização signatária é fidedigna
• O certificado associado à assinatura digital é emitido por uma autoridade de certificação fidedigna

Económico e Sustentável

A assinatura digital em documentos eletrónicos ajuda as empresas a diminuírem o tempo da execução da tarefa (em comparação com os meios tradicionais, que requerem impressão, carimbos e assinaturas). Deste modo, ajuda também a reduzir os custos relacionados com papel, impressão e portes de envio.

As assinaturas digitais também eliminam a necessidade de imprimir, digitalizar e arquivar documentos em papel, oferecendo uma solução mais ecológica e amiga do ambiente.

Assinatura digital de faturas e notas de crédito no ERP

A Assinatura Digital pode ser integrada em ERP’s, como o Microsoft Dynamics NAV, de forma a certificar faturas e notas de crédito, e enviar automaticamente por e-mail os ficheiros validados para os clientes. Saber mais >>

Como funciona a certificação digital de faturas e notas de crédito?

A ferramenta disponibiliza uma opção no Microsoft Dynamics NAV, que permite o registo do documento, invoca a assinatura digital e envia automaticamente o ficheiro autenticado ao cliente, por e-mail. Deste modo, a solução facilita a validação digital dos documentos, atribuindo uma certificação digital de faturas e notas de crédito de venda, garantindo a segurança, autenticidade e integridade dos ficheiros. Os certificados das assinaturas digitais são emitidos por uma autoridade de certificação, sendo necessário adquirir externamente.

Se pretende fazer a integração da ferramenta de Assinatura Digital de faturas no seu ERP, fale connosco!